Terkadang saya sampai merasa frustrasi menghadapi orang, katakanlah anak sendiri, anak buah sendiri, yang tidak bisa melakukan follow up tanpa perlu di ingat ingatkan. Sampai sampai saya pernah beranggapan bahwa kalau anda bisa dengan tekun mem”follow up” semua janji dan komitmen, maka anda pasti sukses. Seorang entrepreuner teman saya, sangat memukau ketika kami berkenalan dua dekade yang lalu. Ia selalu membawa agenda organizer yang dilengkapi dengan pensil mekaniknya. Semua ide, semua janji , semua komitmen dicatatnya, dan ditindak lanjutinya. Pengusaha ini terkesan bermemori sangat kuat dan tajam. Ia juga terkesan sangat atentif, seolah tidak pernah lupa pada pernak pernik yang dia janjikan kepada kita. Herannya, anak buah atau orang di sekitarnya tidak semua ketularan kebiasaan pengusaha sukses ini.
Kebiasaan menunda, atau tidak segera memfollow up ini begitu sering terasa di dalam budaya kerja. Teman saya, seorang eksekutif, malah mengatakan : “ Kok berani beraninya anak buah saya itu tidak melaksanakan yang sudah disepakatinya. Dan berani beraninya menggunakan alasan ‘lupa’ bila dikejar”. Teman lain mengatakan :” lama lama aku segalak “debt collector” dalam menagih follow up”
Kita banyak mengenal istilah kantoran seperti ASAP ( as soon as possible), TOP PRIORITY, DO IT NOW, dll, tetapi kenyataannya gejala menunda rasanya tetap menjadi musuh utama .
Kalau bukan saya siapa lagi
Dalam sebuah tim kerja di kantor yang mulai tidak bekerja “zero error” seorang manajer menemukan bahwa anggota tim tiba tiba berubah cara kerja. Tugas yang tadinya dipertanggungjawabkan satu orang, tiba tiba sekarang digarap “rame –rame”. Tentunya ini bagus kedengarannya bagi kebersamaan dan gotong royong, Namun, situasi ini menghindarkan tanggung jawab satu orang, dan membuat setiap individu berkurang rasa tanggung jawab, dan tidak mempunyai kesempatan untuk mengembangkan keterandalannya. Lalu, siapa yang harus melakukan follow up pernak pernik tugas yang tidak bolehterlupakan sedikitpun?
Bila ditilik lebih jauh, tugas apa sih yang sangat “senang” kita “follow up”? Tentunya tugas yang kita sukai betul, yang asik, yang menjadi pilihan kita dan mempengaruhi emosi dan entusiasme kita. Jadi, tidak ada pilihan untuk membuat tugas tugas penting kita, menjadi sesuatu yang membangkitkan semangat dan inspirasi. Orang sering tidak bersemangat mengerjakan tugas bila ia tidak tahu ke mana hasil akhirnya akan dibawa. Sejujurnya, kita juga akan memfollow up suatu tugas bila yang memberikan tugas tersebut adalah orang yang kita respek betul, bahkan kita segani. Kita tidak berani mengirimkan hasil pekerjaan kita bila yang menagih adalah CEO langsung , bukan? Hanya orang dengan daya ingat yang sangat lemahlah yang masih mungkin lupa melakukannya. Tidak heran bila seseorang akan menjadi pelupa bila ia diminta untuk menyediakan perlengkapan atasannya tanpa menyadari untuk apa dan apa fungsi dari benda yang perlu disediakan. Seorang sekretaris akan selalu membekali atasannya dengan obat bila saja ia tahu bahwa atasannya menderita diabetes parah. Seorang salesman tidak akan lupa mengirimkan brosur yagn dibutuhkan pelanggan bila ia menyadari betapa besar kesempatan yang dijanjikan pelanggannya. Tetapi mengapa ada orang yang tetap lupa?. Kenyataannya, lebih banyak orang yang mempunyai daya ingat normal, tetapi tidak mempunyai “sense of crisis” Tidak bertanggung jawabnya individu ini bisa ditanggulangi bila saja ia selalu memikirkan sasaran akhirnya , konsekuensi positif dari hasilnya dan konsekuensi negatifnya bila ia tidak mengerjakannya: “Sense of crisis” yang dia ciptakan sendiri. .
Hal yang juga sering dilupakan orang adalah rasa frustrasi yang timbul akibat tidak seringnya kita menuntaskan tugas, yang akan menyebabkan penghargaan diri yang terkikis sedikit demi sedikit. Kita tidak bisa membayangkan betapa tidak enaknya bila kita sendiri tidak bisa menepuk dada dan mengatakan pada diri sendiri “andakan saja saya...pasti beres!”
Me-manage diri dan tugas , bukan waktu
Kata “self management” sering terasa kurang keren dibandingkan dengan kata “time management”, apalagi kalau kita sudah menyandang pangkat “vice president” atau “assistent vice president”, seolah kita sudah advanced dan sudah pasti melakukan “self management”.
Saya sendiri pernah terjebak pada arogansi self management ini ketika saya terpaksa akhirnya merangkul , peluk cium “office boy” kantor, yang dengan trampil mengendarai motor dan mencari jalan Pondok Indah - Bandara, dalam 45 menit, karena passport ketinggalan.
Melaksanakan self management terutama sering terlupakan justeru pada waktu kita senggang. Padahal pada saat itulah , memori muncul, dan catat mencatat, apakah itu di PDA, HP atau di organizer konvensional perlu terjadi. Merencanakan tugas hanya bisa bagus , bila kita bisa memilah yang penting dan tidak penting, pada waktu kita bisa “duduk” dan berstrategi. Dan untuk memfollow up atau di follow up, “kapan” adalah kata kunci yang tetap paling sakti.
“Role Model” itu penting
Semua orang sangat sadar bahwa kita dibayar karena hasil, bukan kometar dan janji janji. Tetapi semua orang setuju, bahwa membentuk kebiasaan baik itu tidak mudah. Saya berusaha setiap saat “mencontek kebiasaan bagus orang lain” dan sampai hari ini belum pernah di claim karena pencurian “ intelectual property” berkenaan dengan kebiasaan dan tindakan.
Jadi, mari mencontek kebiasaan baik.
Ditayangkan di KOMPAS, 12 Mei 2007