Transformasi bukan lagi pilihan, melainkan keharusan agar organisasi tetap relevan di tengah perubahan yang cepat. Eksplorasi ide baru dan disrupsi cara kerja yang sudah mapan menjadi langkah utama dalam meningkatkan efisiensi, menambah daya saing, serta menciptakan nilai tambah bagi pelanggan. Oleh karena itu, muncullah berbagai konsep, seperti berpikir di luar kotak, berpikir seperti anak kecil, dan kebebasan bereksplorasi tanpa batas sebagai cara untuk mendorong inovasi.
Bertransformasi tidak semudah mengubah desain kantor yang lebih terbuka atau menciptakan suasana santai. Tantangan utama justru muncul ketika ide kreatif sulit diterapkan karena batasan regulasi, kekurangan sumber daya, atau resistensi berbagai pihak. Karyawan pun sering merasa lelah dengan perubahan yang terus-menerus sehingga transformasi berjalan lambat atau bahkan gagal.
Transformasi yang efektif harus dimulai dari manajemen. Meski demikian, Kevin Coyne, Patricia Gorman Clifford, dan Renée Dye menyatakan, para pemikir strategis dalam organisasi sering kali terjebak dalam dua pendekatan curah pendapat yang kurang efektif.
Pertama, spekulasi tanpa batas. Pemimpin yang mendorong pemikiran “liar” dengan menyatakan tidak ada ide yang buruk, malah sulit mengarahkan rapatnya. Tak jarang, timbul ketidakjelasan dan ketidakpastian yang semakin menyebabkan anggota tim menjadi apatis terhadap proses perubahan yang dijalankan.
Kedua, hanya mengandalkan data yang justru membatasi perubahan karena data berasal dari informasi yang sudah diketahui dan bersifat publik. Riset pasar, misalnya, dapat menguji ide yang ada, tetapi jarang mengungkap kebutuhan masa depan karena pelanggan sulit membayangkan hal yang belum mereka lihat. Akibatnya, pendekatan ini kurang efektif untuk menciptakan terobosan.
Berpikir di dalam kotak
Lars Sudmann, seorang ahli manajemen, memperkenalkan beberapa kotak yang dapat digunakan dalam upaya transformasi. Salah satu kotak yang lazim kita temui adalah batas waktu (time boxing). Sudmann melakukan eksperimen dengan menggunakan jam pasir untuk menantang diri menulis dalam batas waktu tertentu.
Selama pasir mengalir, ia berfokus menyelesaikan tugasnya tanpa jeda. Ketika kita dibatasi oleh waktu, tak jarang ide-ide justru mengalir, seperti yang dialami para peserta yang mengikuti lomba dan harus menciptakan hasil nyata dalam waktu tertentu. Tim dipaksa untuk bergerak cepat dan mengambil keputusan-keputusan penting saat menghadapi kerangka waktu yang terbatas.
Ernie Schenck, seorang direktur kreatif, menekankan bagaimana keterbatasan justru dapat menginspirasi kreativitas dan pemecahan masalah. Ia mencontohkan Houdini yang pertama harus menerima kenyataan bahwa ia terkungkung dalam kotak dan mencari sumber daya di dalam kotak untuk membebaskan diri.
Praktik dari prinsip tersebut dapat ditemukan di berbagai bidang. Dalam dunia sastra, keterbatasan melahirkan kreativitas, seperti pantun yang memiliki aturan ketat terkait keterkaitan antarbaris, suku kata, bunyi, rima, makna, dan pesan.
Para insinyur General Electric berhasil mengembangkan mesin ECG portabel dengan anggaran 500 ribu dollar AS dalam 18 bulan. Liang Wenfeng, dengan sumber daya terbatas dan hanya dukungan dari segelintir investor, mampu mengembangkan konsepnya dalam waktu singkat dan menciptakan DeepSeek, yang mengguncang dunia AI.
Sudmann menyebut konsep itu sebagai space atau resource boxing. Batasan yang ada justru menjadi pemicu transformasi.
Sudmann juga mengemukakan tentang batas rutinitas dan proses yang terstruktur (ritual boxing). Kita kerap dituntut untuk menyajikan ide dalam beberapa slide singkat dalam presentasi kepada pimpinan. Di sini, kita ditantang untuk menyatukan pemikiran kita dalam suatu kerangka berpikir yang jelas.
Di Toyota, semua proyek harus dirangkum dalam format satu halaman A3 yang terstruktur. Justru dengan keterbatasan itulah, didapatkan gambaran proyek yang lebih jelas. Dengan struktur yang mapan ini, tidak perlu ada diskusi lain mengenai duduk perkara dan cara pendekatan terbaik, tetapi seluruh tim bisa berfokus pada inti masalahnya dan memikirkan ide secara mendalam.
Kotak lain yang disajikan oleh Sudmann adalah sand box. Kita dapat bereksperimen dengan ide baru dalam lingkungan yang terbatas sehingga tidak menimbulkan risiko terhadap operasional dan bisnis. Dengan pilot project, kita dapat menguji konsep, mengidentifikasi risiko, dan mengevaluasi kelayakan sebelum implementasi penuh. Dalam lingkup pribadi, kita dapat menguji cara kerja baru di lingkungan terdekat untuk memastikan keberhasilannya sebelum mengajukan penerapannya dalam skala yang lebih besar.
Jadi, dengan batasan dan struktur yang jelas, kita justru bisa memikirkan ide-ide mencapai tujuan transformasi, tanpa harus keluar dari konteksnya.
Menggabungkan berpikir di luar kotak dan dalam kotak
Berpikir di dalam kotak efektif untuk perbaikan secara bertahap. Sementara, inovasi radikal sering kali memerlukan pendekatan di luar kotak guna menantang asumsi yang ada dan mengembangkan konsep yang benar-benar baru. Untuk memastikan pandangan yang menyeluruh terhadap berbagai kemungkinan perubahan, kita perlu menggabungkan kedua pendekatan ini.
Ada istilah box think yang menggabungkan kedua pendekatan tadi. Metode ini mendorong tim untuk memanfaatkan kreativitas secara maksimal dengan menantang mereka melalui masalah yang memancing perspektif berbeda selama proses curah pendapat dan pembentukan ide baru.
Terlalu banyak kebebasan dalam proses kreatif justru bisa menjadi penghambat. Ketika diberi tugas tanpa batasan, seseorang sering kali merasa kewalahan dengan terlalu banyak kemungkinan. Misalnya, saat diminta menulis cerita tanpa aturan apa pun, imajinasi bisa berkembang secara liar.
Namun, ketika diberi batasan seperti tema tertentu, ide-ide justru lebih mudah mengalir dengan arah yang jelas. Ini menunjukkan bahwa kebebasan kreatif yang sepenuhnya tanpa arah dapat menjadi kontraproduktif. Sebaliknya, batasan yang spesifik, terutama dengan membangun pertanyaan yang tepat, dapat menjadi pemicu kreativitas yang lebih terarah dan efektif.
Transformasi yang sukses sering kali dimulai dengan pemikiran di luar kotak, tetapi perlu diiringi dengan batasan yang jelas untuk mengarahkan dan mempertajam ide. Dengan menciptakan kotak-kotak yang tepat, seperti waktu, ruang, ritual, dan eksperimen, organisasi dapat lebih efektif dalam mendorong transformasi yang bermakna serta mengembangkan program yang praktis dan dapat diterapkan.
Happy boxing!
EXPERD | HR Consultant/Konsultan SDM
Diterbitkan di Harian Kompas Karier 22 Februari 2025
#experd #expert #experdconsultant #hr #hrconsultant #box #thinking #berpikir #bebas #dalam #keterbatasan