Irama kompetisi terasa semakin cepat. Kita merasakan meningkatnya tuntutan pelanggan, karyawan, bahkan stakeholder, karena merekapun tahu lebih banyak. Kesemuanya disebabkan karena perkembangan teknologi dan tersedianya informasi yang semakin mudah dan murah. Meningkatnya ritme kerja serta tuntutan dari berbagai pihak, membuat kita sebagai profesional harus memikirkan cara untuk tetap kompetitif dan ‘survive’ di era yang sarat perubahan ini.
KITA sudah terlalu terbiasa dengan istilah planning dan execution, beserta gap-nya, yang menjadi perhatian manajemen di banyak perusahaan. Pada akhir tahun, terlihat bahwa perencanaan yang sudah dicanangkan dengan menggebu-gebu, ternyata hanya sekian persen saja yang terlaksana. Sementara rencana-rencana yang telah terealisasi ternyata sering sudah tidak lagi relevan. Situasi menjadi lebih buruk ketika rencana dibuat asal-asalan, tanpa pemahaman yang jelas mengenai situasi terkini, tanpa visi masa depan dan tanpa strategi yang jelas untuk mewujudkannya. Pepatah Jepang mengatakan, “Vision without action is a daydream. Action without vision is a nightmare”.
Lantas dengan kemampuan berstrategi dan berencana yang pas-pasan, bagaimana mungkin kita bisa mengimbangi percepatan perubahan ini? Bukankah kita perlu memiliki visi, membuat rencana dan bertindak dengan cepat? Bukankah kita sekarang perlu lebih sigap mengidentifikasi proyek mana yang nampaknya akan berhasil dan proyek mana yang gagal? Bukankah ini cara kerja individu maupun organisasi yang berinovasi?
Di sini kita perlu membedakan perusahaan yang birokratis, yang membuat planning atau rapat kerja tahunannya seperti layaknya rutinitas, dengan perusahaan yang memang ingin berubah. VUCA bukanlah istilah yang trendi saja, tetapi VUCA adalah kode keras untuk menghentak awareness dan kesiapan kita. Istilah kesiagaan yang biasa dipakai militer sekarang sudah menjadi panduan strategi untuk perusahaan yang ingin berubah. Perusahaan seperti GE, Unilever, dan McDonalds jelas-jelas mengubah model pengembangannya sesuai lingkungan VUCA ini.
Mengapa orang sering terpaku pada cara lama yang jelas salah?
Hal yang sering kita amati adalah bahwa pada saat membuat strategi, orang sering berusaha membuat rencana yang sangat ideal yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan proses proses sehari-hari, dan juga kompetensi organisasinya. Banyak manager yang membuat presentasi yang muluk-muluk, yang pada akhirnya tidak berujung pada tindakan yang konkrit. Inilah sebabnya seringkali implementasi terjadi tidak sesuai rencana. Situasi semacam ini bukanlah upaya untuk berkreasi.
Orang sebetulnya bisa berkreasi dari kekuatan organisasi yang dimilikinya. Hal yang juga perlu diperhitungkan adalah budaya perusahaan. Seberapa siap kita bergerak dengan mental set yang kita miliki saat ini? Seberapa baik kita bisa menggarap berbagai agenda perubahan yang sedang dibuat. Disinilah tugas kita sebagai manager menjadi amat penting, yaitu untuk “Aligning the big picture with the day-to-day“.
“Baby steps”
Kebiasaan melakukan rapat tahunan tanpa evaluasi yang tajam terhadap pencapaian menyebabkan kita seolah invalid dalam melakukan perubahan. Seringkali dalam rapat kerja tahunan kita dilanda rasa kecewa karena rencana-rencana indah yang akhirnya tidak terwujud. Sayangnya, kita kembali mengulangi siklus kesalahan yang sama di tahun berikutnya.
Dalam situasi VUCA ini, disrupsi bisa terjadi kapan saja. Kita bisa tiba-tiba dikagetkan oleh beragam aplikasi yang bermunculan, dengan fitur yang nyaris sempurna tanpa cacat. Bagaimana sesungguhnya cara kerja perusahaan-perusahan startup ini, yang biasanya dikepalai oleh anak muda dibawah 30 tahun ini? Dari beberapa studi kita melihat bahwa anak-anak muda ini memiliki visi dan idealisme yang kuat. Hal yang juga sering membuat mereka berhasil ternyata adalah agility, yaitu kemampuan untuk bekerja cepat dalam waktu yang singkat. Merekapun cermat dalam memilih prioritas, sehingga hasilnya terasa benar-benar signifikan. Sasaran mereka lebih actionable. Cara berfikir mereka berangkat dari penalaran pasar dan kebutuhan yang ada di lapangan.
Para praktisi IT mempunyai metodologi proyek yang dinamakan Agile yang pendekatannya beorientasi pada penyesuaikan terhadap perubahan. Di dalamnya ada konsep seperti Sprint di mana proyek-proyek dipecah ke dalam skala yang lebih kecil, berjangka waktu paling lama 30 hari. Yang unik adalah proses evaluasi 10 menit diadakan setiap pagi dan dilakukan sambil berdiri. Sementara evaluasi mingguan dilakukan secara serius selama 30 menit. Tentunya dengan pola evaluasi seperti ini, planning memang harus dibuat seteliti dan serealistis mungkin. Dengan demikian dapat dijamin bahwa dalam satu kuartal sudah terwujud paling tidak 3 proyek Sprint. Pada akhir proyek mereka melakukan semacam sunset review untuk belajar dari kesalahan yang lalu.
Nah, bukankah cara ini juga bisa kita terapkan dalam setiap proyek perubahan dan pengembangan di lingkungan? Kita bisa membuat proses kerja menjadi lebih realistis dan termonitor secara ketat. Saat ini kita perlu menyadari bahwa modal yang paling perlu kita cermati adalah waktu. Berapa banyak waktu yang kita punya? Hanya 24 jam sehari, tidak bisa ditambah, tetapi bila dikurangi, maka jam kerja kita kalah dengan orang yang bekerja 24 jam. Sekali kita lengah akan kondisi pasar maka pihak lain yang lebih gesit sudah merebut posisi kita. Memanfaatkan waktu yang ada dengan mengambil langkah-langkah konkret dan sigap akan membantu kita bertahan bahkan menang dalam derasnya gelombang perubahan.
Dimuat dalam harian Kompas, 3 Maret 2018