Beberapa waktu yang lalu pimpinan sebuah perusahaan kecil mengeluhkan mengenai betapa sulitnya mengubah kebiasaan para managernya, apalagi sampai ke jajaran seluruh karyawan. Berharap bahwa bantuan teknologi dapat membantu proses perubahan ini, maka perusahaan pun berinvestasi dengan membeli beberapa aplikasi yang dapat membantu penertiban proses penyelesaian proyek dan prosedur-prosedur standar perusahaan.
SEMUA orang setuju untuk menggunakan aplikasi yang praktis ini, dan tidak ada yang mengutarakan keberatan untuk mengimplementasikannya. Pimpinan perusahaan juga memberikan contoh disiplin pengisian, menegur bahkan kadang dengan sedikit ancaman. Jawaban yang diterima pasti anggukan. Tetapi kenyataannya sistem baru ini tetap tidak berjalan. Bagaimana kalau situasi seperti ini dialami oleh perusahaan besar? Bisakah kita membayangkan perubahan kebiasaan dari ribuan orang secara serentak? Apalagi bila kita ingin perubahan kebiasaan diimplementasikan di sebuah negara.
Meskipun masyarakat sadar bahwa sampah yang begitu menggunung di Sungai Citarum sebagai salah satu penyebab utama banjir, kenyataannya begitu sulit untuk mengubah kebiasaan masyarakat agar lebih efisien dan mengurangi penggunaan plastik dalam kehidupan sehari-hari. Paksaan untuk membayar penggunaan plastik di supermarket pernah dijalankan, namun dalam beberapa bulan saja, kita kembali pada kebiasaan lama di mana plastik gratis dan kita berfoya-foya meminta plastik baru setiap kali berbelanja sementara plastik di rumah pun sudah menggunung.
Ternyata mengubah kebiasaan itu tidak mudah. Ini kenyataannya. Padahal kita tahu bahwa dengan kebiasaan-kebiasaan lama yang sudah usang, akan sulit bagi kita untuk beradaptasi pada perubahan jaman yang semakin cepat.
Sesulit apa orang diubah kebiasaannya?
Kebiasaan yang sudah dijalankan secara teratur seringkali sudah menjadi bagian dari diri kita dan tidak kita sadari lagi. Repotnya justru kita merasa tidak nyaman ketika melakukan hal yang berlainan dari kebiasaan kita. Betapapun kita tahu hasil positif yang bisa diperoleh dari perubahan kebiasaan tersebut.
Kita sadar bahwa helm berfungsi bagi keselamatan diri, namun berapa banyak pengendara motor yang masih sulit mengubah kebiasaan untuk selalu menggunakan helm ketika berkendaraan? Inilah tantangan kita dalam mengubah kebiasaan. Banyak sekali teori yang membahas perubahan kebiasaan ini, tetapi masih saja orang sulit menghentikan kebiasaan makan yang tidak sehat, menunda pekerjaan, terlambat, disiplin memasukkan data ke dalam sistem informasi dan kebiasaan-kebiasaan lainnya.
Tentunya sebelum kita berbicara tentang perubahannya, kita perlu tahu persis kebiasaan apa yang ingin dihentikan dan kebiasaan apa yang ingin dikembangkan. Contohnya, Bila kita senantiasa lupa absen karena kita mengambil rute yang mesin absen tidak kita lewati, bukan semata-mata kita harus ingat mengabsen, tetapi kita perlu mengubah kebiasaan kita mengambil rute yang salah tadi.
Mari kita telaah bagaimana mekanisme kebiasaan bekerja pada kita seperti hal-nya berapa sering kita bercermin. Banyak sekali dari kita bercermin intensif di pagi hari, tetapi sepanjang hari selanjutnya kita hanya bercermin sambil lalu saja. Kita tidak pernah melihat ekspresi muka kita ketika mengikuti rapat, berinteraksi dengan orang lain, serta bagaimana kita berhubungan dengan orang luar. Beginilah biasanya kita mengamati kebiasaan kita.
Kita hanya menelaahnya dengan seksama sesekali, tapi selebihnya situasi berjalan begitu saja tanpa evaluasi. Inilah antara lain penyebab individu sering sulit mengubah kebiasaan, dan inilah sebabnya kita sering membutuhkan umpan balik dari seorang “sparing partner” yang bisa mengingatkan kita. Sparing partner inilah yang digunakan oleh kelompok pendukung rehabilitasi untuk membantu seorang pecandu lepas dari ketergantungannya, mengingat betapa sulitnya untuk mengubah kebiasaan buruk itu
Bagaimana mengubah kebiasaan tidak efektif di organisasi?
Seorang ahli manajemen mengatakan bahwa kultur perusahaan ditentukan oleh 45 persen kebiasaan-kebiasaan yang diadaptasi seluruh karyawan. Bisa kita bayangkan betapa kuatnya akar kebiasaan lama ini dan betapa sulitnya kita untuk memasukkan kebiasaan baru. Namun, kita tetap perlu optimis karena hal ini bukanlah hal yang mustahil.
Pertama-tama, kita memerlukan “self awareness” yang merata pada seluruh jajaran di perusahaan. Kebiasaan buruk tertentu biasanya terjadi dan merupakan respons dari rangsangan yang sama, dilakukan dengan irama yang sama, dan semakin diperkuat dengan melihat rekan sekerja juga melakukan kebiasaan yang sama pula.
Lalu, kita perlu betul-betul membangkitkan “sense of crisis”’ agar bisa menjadi gawang penahan bila para karyawan ingin kembali ke pola kebiasaan semula. Selain itu, kita perlu duduk bersama untuk menentukan, kebiasaan apa yang tidak bisa ditawar-tawar untuk dijalankan. Misalnya prosedur standar yang mau tidak mau harus dipatuhi.
Kebiasaan-kebiasaan ini kemudian perlu disosialisasikan dengan upaya yang sama kuatnya dengan cara-cara pemasaran produk baru ke pasar. Di samping itu, konsekuensi untuk tidak melakukannya dengan tuntaspun perlu disosialisasikan dan digambarkan dengan gamblang. Sebuah perusahaan menerapkan hukuman potong cuti untuk karyawan yang terlambat datang dalam jangka waktu yang sudah ditetapkan di flexi hours. Hal ini mengagetkan, tetapi berhasil menggugah para karyawan dengan aturan main yang jelas ini.
Untuk menunjang perubahan kebiasaan tertentu, kita pun dapat menerapkan beberapa perubahan kebiasaan kecil yang berfungsi sebagai stepping stones kebiasaan yang akan diubah. Buatlah juga kebiasaan baru yang fresh dan asyik sehingga membuat individu sangat menginginkan perubahan tersebut.
Misalnya, kebiasaan sarapan bersama agar orang semangat datang pagi di kantor, olah raga bersama, membuat perayaan bila ada inovasi yang dihasilkan oleh salah satu karyawan, atau potluck makanan sehat bersama. Jadi, pengembangan kebiasaan yang keras alias “must do” dibarengi pula dengan pengembangan kebiasaan “may do” yang baru.
Dimuat dalam harian Kompas, 24 Februari 2018