Mempunyai beberapa pekerjaan sekaligus ? Harus mengerjakan tugas yang menuntut keahlian profesi yang berbeda ? Banyak tugas rangkap sehingga harus lapor ke lebih dari satu atasan ? Mungkinkah ? Apa resikonya dan bagaimana menyikapinya jika kita menghadapi kondisi semacam ini ?
Mengapa Harus Punya ‘banyak’ Pekerjaan ?
Mungkin kita bertanya-tanya, bagaimana mungkin menjalani beberapa pekerjaan bila saat ini kita sudah sangat kelelahan dengan satu pekerjaan saja. Banyak orang akan berpikir dua kali untuk mengatakan ‘ya’ jika ditawari pekerjaan lain yang sama-sama menyita waktu. Jika menyatakan setuju, berarti perlu memberikan upaya ekstra untuk menuntaskan seluruh pekerjaan.
Namun jika diperhatikan, kondisi semacam ini semakin banyak dialami oleh karyawan, termasuk kita sendiri. Jenis pekerjaan yang beragam dengan deadline yang ketat, keterlibatan kita pada beberapa proyek kerja sekaligus, atau bahkan harus menjalankan beberapa tugas yang menuntut keahlian yang sebenarnya bukan profesi utama kita.
Tampaknya sekalipun lebih berat, banyak orang tetap mampu menangani berbagai jenis pekerjaan semacam ini, bahkan secara sengaja mencari kesempatan untuk mengerjakan hal-hal lain di luar rutinitasnya. Dengan terlibat dalam proyek lintas departemen misalnya, seseorang otomatis akan mempunyai tanggung jawab lebih besar. Beban kerjanya jelas bertambah, dan mungkin ia juga harus mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada ‘atasan kedua ‘(dimana standar penilaiannya juga bisa berbeda), dan ia juga dituntut untuk belajar hal-hal baru. Sungguh hal yang tidak mudah, namun mengapa justru kondisi pekerjaan semacam ini menarik bagi sebagian orang ?
a. Memacu Motivasi Pribadi
Banyak orang merasa puas apabila berhasil menangani tugas yang lebih banyak dan lebih beragam, selama seimbang dengan pengakuan yang diberikan perusahaan atau atasannya. Kondisi yang rutin atau monoton bagi sebagian orang dianggap tidak menantang, dan akan menurunkan semangat kerja. Dengan keberhasilan yang diraih, motivasi seseorang juga akan semakin bertambah.
b. Menambah Kompetensi
Dengan bertambahnya ragam pekerjaan, otomatis mendorong karyawan untuk belajar lebih banyak hal baru, yang akan menambah pengetahuan atau ketrampilannya. Kompetensi terus terasah seiring dengan intensitas dan kompleksitas tugas yang diemban, dan hal ini merupakan salah satu alasan orang mencari ‘pengayaan’ dalam pekerjaan, atau lebih dikenal dengan ‘job enrichment’.
c. Menambah Jaringan Relasi
Keterlibatan dalam beberapa proyek atau tugas terkadang menuntut interaksi yang lebih luas daripada sekedar bekerja rutin. Perluasan relasi juga bisa menjadi alasan mengapa seseorang bekerja lebih keras, apalagi jika dari sini ia bisa mendapatkan pengakuan sosial yang lebih baik.
d. Memanfaatkan Kesempatan Selagi Bisa
‘Kesempatan tidak datang dua kali’ adalah ungkapan yang sering kita dengar. Tidak banyak orang ditawarkan kesempatan untuk mendapatkan variasi tugas, atau kesempatan untuk mendapat pengakuan yang lebih besar seiring dengan beban yang bertambah. Begitu ada tawaran, mengapa tidak dicoba saja ?
e. Kuntungan Finansial
Tidak semua penambahan beban kerja diiringi dengan peningkatan pendapatan, walau kadang kita bisa saja mendapatkan bonus atas keberhasilan yang diperoleh. Namun sejalan dengan bertambahnya keahlian dan pengalaman, setiap orang berharap bisa memperoleh penghargaan yang lebih tinggi di waktu mendatang. Walaupun tidak selalu mengutamakan materi, peningkatan pendapatan seringkali diharapkan oleh sebagian besar orang yang bekerja.
Tanpa memikirkan segi keuntungan dan kerugian memiliki beban kerja yang beragam, dewasa ini, istilah ‘multitasks’ memang sudah menjadi hal yang umum dibicarakan orang di lingkungan pekerjaan. Bahkan jarang sekali perusahaan memberdayakan karyawannya hanya untuk satu jenis tugas saja. Tidak heran jika proses seleksi atau rekrutmen karyawan kadang menjadi tampak rumit, karena karyawan tidak hanya dituntut untuk bisa tampil optimal di pekerjaan saat ini, namun juga potensial untuk dikembangkan ke tugas lain yang lebih kompleks nantinya. Tuntutan ini sejalan dengan harapan berkembangnya perusahaan di masa depan.
Sekalipun sudah umum diberlakukan di berbagai perusahaan, sistem kerja multitasks ini tetap perlu dicermati resiko atau konsekuensinya. Tidak semua orang siap dibebankan sistem kerja semacam ini, sehingga penting bagi kita untuk bisa mengantisipasinya agar seluruh pekerjaan tetap berhasil dengan baik.
Apa Saja Resiko Yang Mungkin Terjadi ?
a. Penilaian Tidak Jelas
Tidak adanya target dan standar penilaian yang jelas karena tugas yang beragam, apalagi jika peran kita tidak secara spesifik ditetapkan di awal, pada akhirnya hanya akan menimbulkan kelelahan dan ketidakpuasan. Pada dasarnya kita tetap butuh pengakuan dan penilaian yang jelas sesuai usaha yang kita keluarkan.
b. Sulit Menetapkan Prioritas
Makin banyak tugas, seringkali kita bingung menentukan mana yang harus didahulukan, karena semua pihak menuntut hasil yang cepat dan baik. Kita cenderung bekerja serabutan sesuai tuntutan yang datang, dan hasilnya pun cenderung tidak tuntas.
c. Koordinasi Tim Kerja Kurang Lancar
Dengan makin banyak koordinasi dengan pihak lain, komunikasi mutlak diperlukan. Perbedaan standar dan persepsi seringkali terjadi, baik antar anggota tim maupun dengan atasan dari masing-masing pekerjaan. Kemungkinan tugas menjadi ‘overlapping’ pun bisa terjadi. Tanpa komunikasi yang baik, akan sulit mendapatkan hasil yang maksimal dan akhirnya justru menimbulkan ketidakpuasan bagi masing-masing pihak.
d. Beban Kerja Tidak Realistis
Apabila kemampuan atau energi yang dimiliki tidak sebanding dengan beban yang diberikan, tentunya usaha untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan akan sangat besar. Jika beban kerja tidak realistis, pada akhirnya akan mempengaruhi kualitas keseluruhan. Keberhasilan yang dicapai juga belum tentu akan bertahan lama karena setelah itu pasti akan ada lagi tuntutan yang lebih besar.
e. Stress Berlebihan
Setiap pekerjaan mempunyai target dan deadline, dan apabila tidak bisa ditangani dengan baik maka seseorang akan selalu kehabisan waktu dan tidak bisa merasakan kesenangan dari pekerjaannya. Perasaan cemas atau kekhawatiran yang berlebihan bisa menimbulkan stress, sehingga pada akhirnya pengayaan pekerjaan tersebut tidak lagi memberikan manfaat.
f. Kehabisan Waktu Untuk Pribadi
Masih terkait dengan soal waktu, tidak jarang orang menyalahkan pekerjaan sebagai hal yang menyita waktu pribadi mereka, akibat dari ketidakmampuan mengatur prioritas dan waktunya. Tidak adanya keseimbangan antara kehidupan kerja dengan pribadi tentunya akan memberikan dampak kurang baik untuk kehidupan jangka panjang seseorang.
Begitu banyak konsekuensi apabila kita tidak bisa menyikapi beban kerja yang beragam semacam itu. Sebetulnya, ada cara jitu agar hal-hal tersebut di atas tidak sampai terjadi.
Langkah-langkah Mengantisipasi Konsekuensi Negatif
a. Perjelas target & standar yg diharapkan
Untuk setiap tugas yang diberikan, pastikan kriteria keberhasilan atau standar yang diinginkan untuk mengetahui hasil kerja kita sudah sesuai atau belum. Dengan begitu, kita bisa memperkirakan strategi kerja dan menyesuaikan usaha (effort) untuk mencapainya nanti. Kita pun bisa mengevaluasi kinerja kita sendiri secara lebih spesifik. Selain itu, akan lebih mudah bagi kita untuk mengklarifikasi jika ada masalah atau situasi kerja yang tumpang tindih dengan pihak lain.
b. Tetapkan prioritas pekerjaan / profesi yang dijalani
Dengan target yang banyak, akan sulit memenuhi semuanya secara bersamaan atau dengan kualitas yang sama sempurnanya. Pastikan prioritas masing-masing tugas. Jika standar harapan atasan sudah jelas, kita juga bisa menentukan bobot kontribusi kita dan menegaskan seberapa besar komitmen kita terhadap setiap pekerjaan. Bertindaklah realistis. Meskipun kita ingin menguasai banyak hal, dianjurkan untuk tetap memiliki fokus utama kerja daripada mengambil seluruh tanggung jawab secara sama besarnya.
c. Komunikasikan kesanggupan kepada atasan atau tim kerja
Untuk setiap target kerja, bicarakan kesanggupan kita secara terbuka kepada si pemberi tugas, atasan atau rekan satu tim. Jika dirasa tidak realistis, negosiasikan deadline atau standar kualitas yang diminta, agar kualitas kerja keseluruhan tetap terjaga. Jangan takut terlihat tidak mampu, karena yang bisa mengukur kemampuan kita adalah kita sendiri.
d. Buat target-target & jadual kerja jangka pendek
Selalu merasa kehabisan waktu ? Mungkin kita belum mengelola waktu dengan tepat. Buatlah target-target jangka pendek, dimana dari sini kita bisa menghitung beban harian, juga mengetahui realistis tidaknya suatu pekerjaan. Selain itu kita bisa mengantisipasi masalah yang mungkin muncul.
e. Alokasikan beban kerja tertentu kepada orang lain
Jangan ragu mendelegasikan tugas yang kita tidak sanggup selesaikan sendiri, atau minimal berkoordinasi agar pekerjaan bisa selesai lebih efisien. Sedapat mungkin delegasikan tugas yang bisa memberikan manfaat atau nilai tambah bagi orang lain, dengan tetap memperhitungkan kapasitas orang tersebut. Akan lebih baik jika hal ini sudah kita antisipasi lebih awal pada saat membuat perencanaan, agar tidak membebani orang lain di tengah proses kerjanya.
f. Gunakan waktu seoptimal mungkin
Walaupun sudah membuat rencana dan skala prioritas secara mendetil, kedisiplinan tetap menjadi faktor terpenting untuk menuntaskan suatu pekerjaan. Hindari menunda pengerjaan tugas, dan berusaha lebih cepat bertindak. Dengan makin beragamnya beban kerja, kita harus makin pandai menjaga atau meningkatkan motivasi kerja.
g. Koordinasi intensif dengan rekan kerja
Komunikasi juga penting untuk menghindari situasi overlapping dalam menjalankan tugas yang bermacam-macam. Selain ditegaskan dalam komitmen di awal, koordinasi dan proses monitoring harus tetap berjalan agar tidak terjadi saling menyalahkan, karena bisa berakibat pekerjaan tidak terselesaikan pada waktunya. Selain itu, kondisi ini bisa berdampak pada iklim kerja kelompok.
h. Minta feedback dari atasan & rekan kerja
Setelah kita berusaha menyelesaikan satu pekerjaan, mintalah masukan atau penilaian dari atasan atau rekan kerja terkait. Hal ini penting untuk mengetahui apakah kita sudah mendapat manfaat dari tugas-tugas tersebut, ? Apakah ada kemajuan dalam hal kinerja atau kompetensi diri ? Apakah yang masih harus kita perbaiki ? Intinya, selain untuk mendapatkan pengakuan, kita bisa menilai proses belajar selama ini dan mencermatinya sebagai antisipasi di waktu mendatang.
Perlu Berpikir dan Bertindak Secara Bijak
Seberapapun beban kerja yang kita miliki, kita harus bisa mengenali ambisi kita, kemampuan dan kondisi yang menghambat maupun menunjang, sehingga pada akhirnya segala upaya yang kita lakukan bisa berhasil optimal. Ambisi yang besar harus diimbangi dengan kesadaran bahwa kita memang sanggup menjalankannya. Kesadaran di sini tentunya dengan memperhitungkan kemampuan kita sendiri, motivasi, faktor lingkungan, serta segala konsekuensi yang mungkin terjadi (baik positif maupun negatif).
Setelah memiliki sasaran yang sudah diperhitungkan secara realistis, barulah kita mengatur langkah pencapaiannya dengan program yang jelas. Setiap usaha yang kita canangkan seharusnya sudah diantisipasi dengan baik, sehingga bisa meminimalkan hambatan dan memudahkan kita tampil seoptimal mungkin.
Yang tidak kalah penting, menjaga motivasi yang penuh untuk mewujdukan setiap sasaran yang ada. Terkadang semangat kita muncul di awal namun mengendur di tengah tugas, terlebih jika situasi semakin sulit. Tetaplah berpikir secara tenang dan rasional, kembalikan kepada sasaran semula mengapa kita mau menjalankan semua ini. Evaluasi diri perlu dilakukan sejalan dengan proses kerja, dan bukan hanya di akhir. Dengan demikian kita akan tetap terbuka dan siap menghadapi kesulitan yang lebih besar.